Comment choisir un bon prestataire de location de tentes ou de chapiteaux ?

La location de tentes et de chapiteaux est devenue la plus appréciée par rapport à la location d’une salle de réception. C’est notamment grâce à la possibilité de faire quelques économies. Particulier ou entreprise, vous êtes décidé, mais ignorez comment choisir le bon prestataire pour ce projet ? C’est tout à fait normal, car vous voulez réussir votre réception et le choix de ce prestataire est un élément crucial à ne pas négliger.

Lister ses besoins

Nul besoin de vous précipiter vers les prestataires ! Vous devrez d’abord lister vos besoins en terme d’espaces. Pour cela, renseignez-vous bien sur :

• le nombre de vos convives ;

• la superficie disponible sur le lieu de la réception en extérieur ;

• la mise en place des tables et des chaises, l’espace dédié à la sonorisation et/ou à la danse (pour un événement festif), la place de l’animateur, la place d’un tribune et autre encore.Cette liste est exhaustive selon vos besoins. En effet, tout prestataire professionnel vous demandera ces renseignements lors de votre premier contact. À titre indicatif, il faut compter 1m2 par personne si votre réception est assise et 1/2m2 si elle est débout. Outre cette place, il faut également offrir un espace pour que vos convives puissent circuler librement.

Ne pas négliger ses contraintes

Une fois que vous avez fini de lister vos besoins, il est temps de déterminer vos contraintes. Le budget est le premier élément à considérer. Quel somme comptez-vous investir pour cette organisation ? Ensuite, vous devrez contacter plusieurs entreprises de location de tentes et de chapiteaux, non seulement pour comparer leurs devis, mais surtout pour savoir les prestations incluses dans leurs services. Pour se faire :

• Demandez un portfolio du prestataire

• Demandez un devis détaillé (location, livraison, montage/démontage, caution, prix des équipements supplémentaires…)

• Comparez et faites jouer la concurrence.

Ensuite, vous devrez être capable d’affiner provisoirement votre choix selon vos possibilités. Par exemple, vous optez pour un grand chapiteau pour toute la réception ou vous privilégiez plusieurs tentes pour chaque espace à occuper (une pour les convives, une pour les animateurs, une pour les serveurs…)

Se fier seulement aux professionnels

Pour que votre réception soit bien réussie, il n’y a rien de plus efficace que de contacter un professionnel. Dans son portfolio, le prestataire de location de tentes ou de chapiteaux relate son expertise. Toutefois, ce n’est pas suffisant pour le retenir comme prestataire final. Renseignez-vous lors de votre premier contact et assurez vous que les matériels utilisés respectent les normes de sécurité en vigueur. À savoir :

• les tentes, les chapiteaux et les autres structures doivent être homologués par les bureaux de vérification des chapiteaux (B.V.T.S) ;

• ils doivent être traités anti-incendie (M1-M2) ;

• ils doivent résister aux aléas météorologiques (vent, neige, pluie…) ;

• ils doivent être de bonne qualité (propres, sans trous, non effilochés…).

Aussi, lors du montage et de l’installation des équipements, faites confiance à votre prestataire. Il est le seul à pouvoir garantir la sécurité de vos convives lors de l’événement grâce à l’installation des lestages, des planchers auto-porté, des portes ou encore des rideaux selon l’exposition de vos tentes et chapiteaux. C’est la seule manière de ne pas courir à la catastrophe le jour de l’événement. Un dernier point qui n’est pas du tout minime : l’assurance de vos installations. Faites-vous accompagner par votre prestataire pour souscrire ou pour faire une extension d’assurance.

Le site http://www.alliancechapiteaux.fr/ vous propose un décryptage complet de tout ce que vous devrez savoir avant de faire votre choix.